W dniu 25 kwietnia 2018 roku opublikowano tzw. metodykę należytej staranności w VAT. Dokument ten stanowi zbiór wytycznych dotyczących zachowania przez podatników należytej staranności w transakcjach z kontrahentami. Wprawdzie dokument skierowany jest do urzędników KAS, to jednak stanowi on zbiór istotnych wskazówek dla podatników, które mogą uchronić przedsiębiorców przed przykrymi konsekwencjami takimi jak zakwestionowanie prawa do odliczenia lub zwrotu VAT.

O co chodzi z tą należytą starannością? Opiszę to w dużym uproszczeniu 🙂

Według utrwalonego orzecznictwa (europejskiego i krajowego), jeżeli podatnik uczestniczył w oszustwie VAT (np. w tzw. karuzeli podatkowej), to za niezapłacony VAT może on odpowiadać nawet jeżeli nie był świadomy tego oszustwa. Do karuzel VAT często bowiem wprowadza się nieświadome i uczciwe firmy. Taki uczciwy podatnik nie będzie odpowiadał za niezapłacony VAT, tylko jeżeli zachował należytą staranność w relacjach ze swoim kontrahentem (oszustem VATowskim).

Chodzi zatem o to aby wykazać, że podatnik nie był „zbyt naiwny” w relacjach z oszustami. W przeciwnym wypadku organy podatkowe stwierdzą: „może i nie jesteś oszustem, ale jesteś sam sobie winny, że musisz zapłacić/zwrócić ten VAT, skoro dałeś się naciągnąć jak małe dziecko” 🙁

Skoro już wiadomo o co chodzi z tą należytą starannością, wróćmy do samej metodyki. Jest ona podzielona na dwie części – sprawdzenie kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy i sprawdzania kontrahenta w trakcie współpracy. Każda z części wyróżnia dwa rodzaje kryteriów weryfikacji kontrahenta – formalne i transakcyjne.

Kryteria formalne

Według metodyki, weryfikację kontrahenta należy zacząć od sprawdzenia formalnego statusu kontrahenta. Aby dochować należytej staranności, powinniśmy sprawdzić, czy:

  • kontrahent jest zarejestrowany w KRS lub CEIDG,
  • kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny – można to szybko sprawdzić wpisując NIP kontrahenta na stronie Ministerstwa Finansów,
  • kontrahent nie jest – na moment transakcji – wpisany do wykazu podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT,
  • kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów będących przedmiotem planowanych transakcji (np. na obrót paliwem),
  • osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają umocowania do działania w imieniu kontrahenta – można to zweryfikować np. w KRS lub CEIDG.

Powyższe kryteria mają charakter podstawowy i są łatwe do weryfikacji. W wielu przypadkach sprawdzenie kryteriów formalnych nie będzie jednak wystarczające.

Kryteria transakcyjne

W treści metodyki podkreślono, że wymieniona tam lista kryteriów transakcyjnych nie ma charakteru zamkniętego i nie można wykluczyć, że mogą wystąpić inne okoliczności, które mogą wskazywać na istnienie ryzyka udziału w oszustwie. Tym niemniej zawarta w dokumencie lista z pewnością stanowi ułatwienie dla podatników, którzy mogą z wyprzedzeniem planować swoje transakcje.

Poniżej oparta na metodyce lista 14 sposobów na ograniczenie ryzyka uwikłania w nieświadome oszustwa w VAT 🙂

1. Każda ze stron transakcji musi ponosić ryzyko gospodarcze, chociażby minimalne. Brak ryzyka gospodarczego przykładowo zachodzi, gdy podatnik kupuje i sprzedaje towary, ale nie angażuje w tę transakcję żadnych własnych środków finansowych (płaci pieniędzmi uzyskanymi od podmiotu, któremu sprzedał ten towar), ani nie musi szukać klienta, któremu sprzeda zakupiony towar. Przykład z metodyki:

  • spółka A oferuje towar za 200 000 zł spółce B;
  • spółka A wskazuje spółce B kontrahenta ‒ spółkę C, który jest chętny do nabycia towaru od spółki B za 210 000 zł;
  • spółka C płaci 210 000 zł na rzecz spółki B;
  • spółka B płaci 200 000 zł na rzecz spółki A ze środków otrzymanych wcześniej od spółki C;
  • spółka B zarabia 10 000 zł na transakcji, mimo że nie angażuje żadnych własnych środków finansowych, nie ponosi żadnego ryzyka gospodarczego oraz nie wykazuje żadnej inicjatywy w przeprowadzeniu transakcji.

2. Nie należy korzystać z rabatów za płatność gotówką ani sztucznie dzielić transakcji na szereg płatności poniżej 15.000 zł, w celu ominięcia przepisów wymagających płatności przelewem (który między firmami jest obowiązkowy, gdy transakcja przekracza właśnie kwotę 15.000 zł).

3. Nie należy płacić za towar przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny, chyba że ma to uzasadnienie ekonomiczne (np. umowa cesji, faktoring). Podział przelewu na dwa rachunki budzi wątpliwości w szczególności gdy kwotę netto płacimy na jeden rachunek, a VAT na inny (oczywiście nie chodzi tu o split payment, a o zwykłe przelewy).

4. Cena oferowanych nam towarów powinna odpowiadać wartości rynkowej. Niska cena oferowanych towarów, powinna sprowokować podatnika do zachowania podwyższonej czujności przy sprawdzaniu tego kontrahenta. Decydujące znaczenie ma nie tyle sam fakt obniżenia ceny, ale to, czy istnieje ekonomiczne uzasadnienie dla niskiej ceny (np. wieloletnie bliskie relacje handlowe). Przy ustalaniu ceny rynkowej należy uwzględniać specyfikę branży, etap obrotu (hurt, duży hurt, itp.) i jego wielkość.

5. Należy unikać sytuacji, w których nabywamy od kontrahenta towary, które należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas od tego kontrahenta nie kupowaliśmy, chyba że taka transakcja ma ekonomiczne uzasadnienie. Jako przykłady takiego uzasadnienia metodyka wskazuje m.in. wykonanie świadczenia kompleksowego, czy rozszerzenie działalności o nowy zakres towarów przez dostawcę, potwierdzone publiczną ofertą dostawy takich towarów, np. na stronie internetowej.

6. Kontakt z kontrahentem lub osobą go reprezentującą powinien być odpowiedni dla okoliczności danej transakcji. Jako przykład sytuacji podejrzanych metodyka wskazuje komunikację z zagranicznym kontrahentem wyłącznie za pomocą komunikatorów internetowych lub telefonicznie, gdy kontrahent nie ma w Polsce żadnego przedstawiciela, agencji czy oddziału.

7. Należy unikać współpracy z kontrahentem, który posiada siedzibę pod adresem, pod którym brak jest oznak prowadzenia działalności gospodarczej. Dotyczy to np. sytuacji spółek zarejestrowanych wyłącznie na skrytki pocztowe lub fikcyjne adresy w prywatnych mieszkaniach.

8. Wymagany od nas termin płatności nie powinien być krótszy niż  termin płatności oferowany przez innych dostawców z tej samej branży, chyba że krótszy termin ma ekonomiczne uzasadnienie. Szczególne wątpliwości powinny wzbudzić  sytuacje, w których obrót towarem oraz płatności następowały w szybkich cyklach lub wymaga się od nas przedpłaty przed sprzedażą towaru lub usługi.

9. Transakcja nie może być zawarta na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane są w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu. Na oszustwo może wskazywać np. ograniczenie możliwości skutecznej reklamacji zakupionego towaru, brak ubezpieczenia towarów i gwarancji mimo ich wysokiej wartości, czy brak możliwości dokładnej weryfikacji jakości towarów przed ich odbiorem.

10. Kontrahent powinien nam dostarczać towary zgodne z wymaganiami jakościowymi określonymi w odrębnych przepisach (np. w zakresie paliw ciekłych). Zapłata za towar nie spełniający podstawowych norm może wskazywać na oszustwo.

11. Należy zapewnić, aby transakcja zawsze była udokumentowana umową, zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków tej transakcji – jeżeli nie w formie pisemnej, to chociaż w formie mailowej. Bazowanie wyłącznie na ustnych ustaleniach stanowi zaniedbanie przedsiębiorcy.

12. Nie współpracuj ze spółką kapitałową, której kapitał zakładowy jest niewspółmiernie niski do wartości transakcji (np. sp. z o.o. z kapitałem zakładowym 5.000 zł realizuje wielomilionowy kontrakt budowlany).

13. Zwróć uwagę, aby twój kontrahent posiadał zaplecze organizacyjno-techniczne odpowiednie do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej. Podejrzana jest sytuacja, w której podmiot bez magazynów i pojazdów sprzedaje hurtowe ilości sprzętu AGD i RTV.

14. Współpracuj z osobami, które są obecne w internecie – przez własną stronę internetową lub w mediach społecznościowych (np. facebook). Autorzy metodyki wychodzą z założenia, że w dzisiejszych czasach trudno prowadzić działalność gospodarczą bez wykorzystania internetu 🙂 , chyba że mamy do czynienia z działalnością opartą wyłącznie na tzw. marketingu szeptanym (za taką uchodzi np. działalność prawników czy lekarzy).

Weryfikacja przed i w trakcie współpracy

Przed podjęciem współpracy z nowym kontrahentem, należy brać pod uwagę wszystkie powyższe kryteria, zarówno formalne jak i transakcyjne. Co istotne, za rozpoczęcie nowej współpracy z kontrahentem uważa się również sytuację, w której transakcja jest zawierana z podmiotem, z którym podatnik zawierał już wcześniej transakcje, ale nowe transakcje będą dotyczyły towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności tego podmiotu i które dotychczas nie były od niego nabywane przez podatnika. Chodzi tu np. o sytuację, gdy od firmy budowlanej nabywamy usługę transportową.

W przypadku kontynuacji współpracy z dotychczasowymi kontrahentami (z którymi już od jakiegoś czasu współpracujemy), ryzyko nieświadomego udziału podatników w procederze oszustw podatkowych jest znacznie mniejsze. W takim przypadku dochowanie należytej staranności należy oceniać w sposób nieco odmienny niż na etapie nawiązania współpracy gospodarczej.

W przypadku kryteriów formalnych, metodyka wymaga aby sprawdzać w sposób regularny, czy nasz kontrahent figuruje w odpowiednich rejestrach i czy jego przedstawiciele posiadają odpowiednie umocowanie. Metodyka nie precyzuje co oznacza „regularnie”, więc w praktyce organy będą mogły wymagać nawet cotygodniowego lub comiesięcznego sprawdzania kontrahentów. Papier wszystko przyjmie 🙂 Jak będzie w praktyce – zobaczymy.

Wśród kryteriów transakcyjnych w ramach kontynuowania współpracy z kontrahentem, najważniejszym czynnikiem przy ocenie dochowania należytej staranności jest zmiana dotychczasowych zasad współpracy pomiędzy stronami, która nie ma ekonomicznego uzasadnienia. Taka nagła zmiana może wywoływać wątpliwości organów podatkowych, a nowe warunki będą podlegać ocenie pod kątem czternastu ww. kryteriów transakcyjnych.

Split payment

Ostatni punkt metodyki jest bardzo istotny dla osób, które zdecydują się na płacenie swoim kontrahentom w mechanizmie podzielonej płatności.

Wprost przewidziano, że zapłata w trybie split payment świadczy o zachowaniu należytej staranności, jeżeli zweryfikowano kryteria formalne i nie zachodzą inne okoliczności, które w sposób jednoznaczny mogłyby wskazywać na brak dochowania należytej staranności.

Jak metodyka będzie funkcjonowała w praktyce? To się okaże z biegiem czasu. Z jednej strony podatnicy otrzymali zbiór oficjalnych wskazówek, w jaki sposób weryfikować swoich kontrahentów. Z drugiej strony, organy podatkowe mogą nadużywać metodyki, do podważania każdej transakcji, która nie będzie spełniała jednego z 14 kryteriów transakcyjnych (a o to w praktyce obrotu nie trudno).

Nie zmienia to faktu, że w mojej ocenie wszelkie urzędowe objaśnienia prawa podatkowego są potrzebne. Zwiększają one bowiem pewność prawa podatkowego, które przenika każdą dziedzinę życia, a jednocześnie stanowi najtrudniejszą i najbardziej skomplikowaną gałąź prawa 🙂

Kategorie: O podatkach

0 komentarzy

Dodaj komentarz

Avatar placeholder

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.