Prywatny zakup przedsiębiorcy – faktura czy paragon?

Gdy spółka kupuje towary i usługi, to nikt nie ma wątpliwości, że robi to jako przedsiębiorca. W końcu celem istnienia spółki, jest realizacja pewnego celu gospodarczego, najczęściej zysku.

Jednak osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą występować w obrocie w jednej z dwóch ról – przedsiębiorcy lub konsumenta. Taka osoba, inaczej niż spółka, ma zatem dwa oblicza – z jednej strony jest profesjonalistą dokonującym firmowych zakupów, a z drugiej strony jest również konsumentem, kupującym prywatnie np. artykuły pierwszej potrzeby.

Paragon dla przedsiębiorcy

Nie ma żadnych wątpliwości, że jeżeli taki przedsiębiorca-osoba fizyczna dokonuje zakupów firmowych, to należy mu wystawić fakturę. Co jednak, gdy przedsiębiorca dokonuje zakupów prywatnych? Czy należy mu wystawić paragon? A jeżeli zażąda faktury (do czego każdy konsument ma prawo) to należy na niej wpisać NIP i firmę, czy po prostu imię i nazwisko, a do faktury załączyć paragon?

Co na to przepisy? 🙂

Po pierwsze stanowią one, że podatnik VAT jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów lub usług na rzecz innego podatnika. Z kolei za podatnika uważa się osoby wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Po drugie, według przepisów podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz drukować i wydawać konsumentom paragony fiskalne. Konsument ma prawo zażądać faktury, jednak wtedy dołącza się do niej wydrukowany paragon.

Z powyższego by wynikało, że sytuacja jest prosta – jeżeli towar lub usługę kupuje osoba prowadząca działalność gospodarczą to należy jej wystawić fakturę, a jeżeli takiej działalności nie prowadzi, to należy jej wydać paragon. To z kolei może prowadzić do wniosku, że jeżeli nabywcą jest przedsiębiorca, to nie ma znaczenia czy kupuje na potrzeby prywatne czy firmowe – należy mu wydać fakturę.

Moim zdaniem przepisy są w tym zakresie niedoskonałe, dlatego że literalnie wynika z nich właśnie ww. konsekwencja. Jednak za absurd możemy uznać sytuację wydawania faktury przedsiębiorcy za zakup bułek na śniadanie 🙂 Dlatego też organy podatkowe powszechnie przyjmują, że definicję przedsiębiorcy należy odnosić do każdorazowej transakcji, choć według mnie nie wynika to z żadnego przepisu.

Chodzi tutaj o to, że status przedsiębiorcy w VAT nie wynika z samego faktu prowadzenia działalności gospodarczej, ale z zawarcia danej transakcji w ramach tej działalności. Dlatego też sprzedaż „prywatnej” nieruchomości przez przedsiębiorcę w ogóle nie podlega VAT, ale sprzedaż firmowej już tak (o czym wspomniałem na blogu).

Inne przykłady:

Przedsiębiorca powadzi hurtownię alkoholu. Kupując 100 kartonów wódki, którą potem handluje, działa jako przedsiębiorca i otrzyma fakturę. Jednak kupując dwie flaszki w nocnym w Piątek o 24:00,  działa jako konsument i za taki zakup otrzyma paragon.

Przedsiębiorca jest właścicielem piekarni. Kupując 10 palet mąki do wypieku chleba, działa jako przedsiębiorca i otrzyma fakturę. Jednak kupując jeden chleb i pięć bułek w sobotę rano, działa jako konsument i za taki zakup otrzyma paragon.

A może jednak faktura?

Powyższe przykłady są dość jaskrawe. Problem może pojawić się wtedy, gdy sytuacja nie jest tak oczywista 🙂

Pamiętajmy, że każdy przedsiębiorca chce maksymalizować swoje zyski, a jednocześnie zmniejszać swoje obciążenia podatkowe. Dlatego też dość powszechnym działaniem jest kupowanie „na fakturę” wszystkiego co tylko możliwe, nawet typowo prywatnych towarów i usług. Oczywiście ma to na celu odliczenie VAT i wrzucenie takiego zakupu w koszty.

Co w sytuacji, gdyby w ww. przypadkach przedsiębiorca podał swoje dane firmowe i zażądał wystawienia faktury? Obowiązkiem sprzedawcy oczywiście będzie wystawienie faktury, pytanie tylko czy zwykłej, „firmowej”, czy też „konsumenckiej”, do której dołącza się paragon fiskalny. Wbrew pozorom ma to istotne znaczenie – albo wystawiamy firmową fakturę, którą wprowadzamy pojedynczo do ewidencji sprzedaży VAT, albo też rejestrujemy sprzedaż na kasie fiskalnej, a do faktury dołączamy paragon.

Sytuacja jest zatem rodzaju „albo-albo”, a pamiętajmy, że zarówno niewystawienie faktury, jak też niewystawienie paragonu stanowi wykroczenie skarbowe.

Faktura firmowa czy konsumencka?

Nie jest jednak tak źle 🙂 Nikt nie będzie wam robił zarzutu, że źle rozpoznaliście rolę swojego klienta (przedsiębiorca czy konsument) bo nie macie obowiązku robić dochodzenia w tym zakresie. Trzeba jednak wykazać się pewnym zdrowym rozsądkiem.

W sytuacji gdy mamy niemal 100% pewność, że klient nabywa towary/usługi typowo konsumpcyjne i żąda faktury, to należy nabić sprzedaż na kasę, wystawić paragon i załączyć go do faktury.

Przykłady:

Prowadzisz handel detaliczny  (np. w sklepie) drobnych artykułów (np. żywność). Praktycznie każda sprzedaż w takim sklepie (poza wyprzedażą całego asortymentu jednej osobie)  ma charakter konsumencki. Przedsiębiorca do zakupów firmowych będzie korzystał z hurtowni lub kupował u producenta. Jeżeli kupuje w sklepie, to kupuje prywatnie.

Jesteś prawnikiem i świadczysz stałą obsługę prawną na rzecz klienta-przedsiębiorcy. Przyszedł czas, że twój klient chce się rozwieść. Za reprezentację w procesie rozwodowym musisz wystawić paragon, choćby nie wiadomo jak klient prosił Cię o fakturę na firmę.

Prowadzisz biuro turystyczne i stale współpracujesz z pewnym organizatorem wycieczek, który na potrzeby swojej działalności kupuje od ciebie wycieczki dla zorganizowanych grup po preferencyjnych cenach, na co wystawiasz faktury. Jeżeli twój kontrahent wybierze się prywatnie na urlop z rodziną, to musisz nabić tę sprzedaż na kasę i wystawić paragon.

Z drugiej strony, gdy masz chociaż cień wątpliwości, że zakup może być firmowy, a nie prywatny, to wystaw firmową fakturę, nie nabijaj sprzedaży na kasę i nie wystawiaj paragonu. W takim przypadku nie możesz ponosić ryzyka, że bezprawnie pozbawisz klienta prawa do odliczenia VAT i zaliczania wydatku do KUP, odmawiając mu wystawienia faktury „na firmę”. Ewentualne niezasadne odliczenia obciążą jego, nie ciebie.

Przykład:

Prowadzisz restaurację, i twój stały klient często odbywa w niej spotkania firmowe lub biznesowe, za które wystawiasz mu faktury. Gdy w twojej restauracji pojawi się z piękną kobietą i zażąda faktury, to nie będziesz się zastanawiał czy to kontrahentka, żona, czy kochanka, tylko wystawisz firmową fakturę, zgodnie z życzeniem.

Jeżeli dojdzie do sytuacji, że wystawisz komuś paragon, a on poprosi o firmową fakturę (i stwierdzisz, że zasadnie), to nic straconego 🙂 Trzeba tylko wtedy trochę pokombinować – wystawić fakturę firmową, wpisać do rejestru VAT i skorygować obrót na kasie o tę sprzedaż.

Gubisz się w gąszczu przepisów podatkowych? Boisz się o skutki planowanej transakcji, stosowanego sposobu rozliczeń lub nie masz pewności co do stawki VAT? Dowiedz się czym jest interpretacja podatkowa i nie bój się więcej 🙂