„Prywatny” wynajem biura, czyli ryczałt i VAT jednocześnie

Gdy prowadzisz działalność gospodarczą, Twój majątek można podzielić na dwie części – firmową i prywatną. Oczywiście formalnie (cywilnoprawnie) jest to ten sam majątek. Jednak na gruncie prawa podatkowego wyróżnienie prywatnych i firmowych składników majątkowych ma już spore znaczenie.

Rzeczą, która najczęściej może być typowo firmowa lub typowo prywatna jest nieruchomość. Charakter firmowy może mieć właściwie każdy grunt, budynek czy lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Często jednak zapominamy o tym, że z drugiej strony charakter prywatny mogą mieć nie tylko mieszkania czy domy jednorodzinne, ale również, w takim samym stopniu, lokale użytkowe.

W dzisiejszym wpisie wyjaśnię, jak rozliczyć podatkowo wynajem lokalu użytkowego (np. biura), który należy do majątku prywatnego, a nie firmowego. Może to np. dotyczyć otrzymania takiego lokalu już „z lokatorami” w drodze darowizny lub spadku, co nie ma żadnego związku z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą.

Podatek dochodowy

Najkorzystniejszą podatkowo formą rozliczania najmu lokalu jest tzw. ryczałt. Otóż jeżeli do dnia 20 stycznia danego roku podatkowego złożymy właściwemu Naczelnikowi US specjalne oświadczenie, to przychód z najmu można opodatkować zryczałtowanym podatkiem dochodowym w stawce 8,5%. Jeżeli umowę najmu podpisujemy w trakcie roku, to wspomniane oświadczenie należy złożyć nie później niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu.

Jest to niewątpliwie korzystna forma opodatkowania – zamiast płacić podatek na zasadach ogólnych (18% lub 32%, zależnie od dochodu) płacimy jedynie 8,5% (albo też 12,5% od nadwyżki czynszu powyżej kwoty 100.000 zł rocznie). Podatek płaci się jednak od przychodu – wydatki na remont lub wyposażenie nie pomniejszą podatku.

Podstawowym warunkiem opodatkowania najmu ryczałtem jest jednak to, aby był to najem prywatny, a więc wynajem niezwiązany z działalnością gospodarczą.

Co zatem w przypadku, gdy nieruchomość prywatną chce wynająć przedsiębiorca i opodatkować to ryczałtem? Nie ma ku temu żadnych przeszkód. W takim przypadku konieczne jest jednak dokładne ustalenie, czy wynajem nieruchomości ma związek z działalnością gospodarczą wynajmującego, czy też nie. A to z kolei wymaga ustalenia, czy najem ma charakter zorganizowany i ciągły.

Według orzecznictwa sądów administracyjnych i organów podatkowych, wynajem ma związek z działalnością gospodarczą, m.in. gdy:

1. przedmiotem prowadzonej działalności jest profesjonalny wynajem lokali,
2. lokal został wprowadzony do ewidencji środków trwałych,
3. lokal został zakupiony lub wybudowany w  ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. nie jako środek trwały, ale jako towar),
4. od wydatków na zakup/remont/modernizację/budowę lokalu odliczano VAT,
5. lokal został wycofany z działalności do majątku „prywatnego”, celem jego dalszego wynajmu „prywatnie”.

W powyższych przypadkach może nie udać nam się przeforsowanie tezy, że najem był prywatny. Powyższe czynniki wskazują bowiem na związek najmu z działalnością gospodarczą.

VAT

Niezależnie od skali naszej działalności, najem zawsze będzie podlegał opodatkowaniu VAT. Organy podatkowe przyjmują bowiem, że najem stanowi usługę podlegającą VAT.

Tym samym organy podatkowe dopuszczają sytuację, w której na gruncie podatku dochodowego najem uznawany jest za „prywatny”, niezwiązany z działalnością gospodarczą, a jednocześnie na gruncie VAT traktowany jest jako działalność gospodarcza. Nie jest to jednak niekonsekwencja organów podatkowych, a efekt tego, że w poszczególnych ustawach podatkowych zawarto różne definicje działalności gospodarczej.

Czy ma to sens? To już pytanie do ustawodawcy 🙂

Jednak to, że najem opodatkowany jest VAT, nie oznacza że trzeba ten podatek płacić 🙂 Najczęściej będzie można skorzystać z jednego z dwóch zwolnień.

Po pierwsze, zwolniony z VAT jest wynajem lokali mieszkalnych na cele mieszkalne, niezależnie od wysokości uzyskiwanego czynszu.

Po drugie, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego. Otóż zwolnione z VAT są wszelkie transakcje dokonywane przez przedsiębiorcę, u którego wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł.

Sposób opodatkowania

Wobec tego możliwe są trzy sytuacje:

1. na gruncie podatku dochodowego najem jest prywatny, ale jednocześnie opodatkowany VAT – w takim przypadku można stosować ryczałt, a jednocześnie należy wystawić fakturę na czynsz najmu,
2. na gruncie podatku dochodowego najem jest prywatny, a na gruncie VAT korzystamy ze zwolnienia – przychód z najmu można opodatkować ryczałtem i należy wystawić fakturę VAT ZW, bez kwoty podatku lub rachunek (jeżeli nie prowadzimy żadnej firmy),
   
3. najem ma charakter firmowy – zarówno PIT jak i VAT rozliczamy w ramach naszej działalności gospodarczej.

Najczęściej będziemy mieli do czynienia z drugą i trzecią sytuacją. Opcja pierwsza znajdzie zastosowanie m.in. gdy opodatkujmy ryczałtem nasz prywatny lokal użytkowy, a nasza sprzedaż podlegająca VAT przekracza 200.000 zł rocznie.

Warto również podkreślić, że jeżeli prowadzimy działalność gospodarczą opodatkowaną VAT (np. przekroczyliśmy 200.000 zł rocznego obrotu), to wynajem naszego prywatnego lokalu użytkowego, możemy opodatkować ryczałtem, wystawiając jednocześnie faktury ze stawką 23% VAT.

W praktyce najtrudniejsze jest ustalenie, czy najem ma charakter prywatny w rozumieniu podatku dochodowego. Dlatego też warto rozważyć uzyskanie interpretacji podatkowej.