Czy zdarzyło się wam popełnić błąd na wystawionej fakturze? Najczęściej w takim przypadku będziecie musieli wystawić fakturę korygującą. No chyba że błąd jest czysto techniczny i wasz kontrahent prześle wam notę korygującą.
Są jednak przypadki, w których nie musicie spełniać tych obowiązków, ale możecie po prostu błędną fakturę anulować.
Anulowanie faktury nie ma oparcia w przepisach. Jest to wytwór praktyki, który jednak znajduje aprobatę w interpretacjach podatkowych.
Kiedy można anulować
Zacznijmy zatem od tego, kiedy fakturę możemy anulować. Jest to możliwe jedynie, gdy łącznie spełnione są 2 warunki:
1) czynność objęta fakturą nie została wykonana – gdy nie wykonaliśmy usługi wskazanej na fakturze lub nie dostarczyliśmy towaru wskazanego na fakturze;
2) faktura nie została wprowadzona do obrotu – gdy nasz kontrahent nie odebrał jeszcze faktury i jej nie zaksięgował.
O niewprowadzeniu faktury do obrotu możemy mówić w każdym przypadku, gdy posiadamy wszystkie jej egzemplarze – oryginał i kopię. Będzie to miało miejsce przede wszystkim, gdy faktury jeszcze nie wysłaliśmy do klienta. Ale także wtedy, gdy wysłaliśmy fakturę do kontrahenta a on ją odebrał, jednak z uwagi na niewykonanie usługi lub niedostarczenie towaru, odesłano nam fakturę bez księgowania.
Zatem jeżeli klient odesłał ci fakturę oświadczając, że jej nie zaksięgował i posiadasz wszystkie egzemplarze faktury, to możesz ją anulować. W takim przypadku faktura nie funkcjonuje już w obrocie.
Przykłady
Z powyższego wynika prosty wniosek, że fakturę będzie można anulować głównie wtedy, gdy wystawiliśmy fakturę przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, a z pewnych względów ostatecznie nie doszło do sprzedaży.
Przykład 1: Prowadzisz handel internetowy i wysyłasz towar do klienta „za pobraniem” wraz z fakturą. Klient nie przyjmuje jednak paczki, która do ciebie wraca. Klient chce anulować zamówienie, więc Ty anulujesz fakturę.
Przykład 2: Świadczysz usługi architektoniczne. Z uwagi na duży nakład pracy i ryzyko związane z brakiem zapłaty, żądasz zapłaty z góry i wystawiasz fakturę jeszcze przed przystąpieniem do wykonywania usługi. Klient, choć początkowo się zgodził na warunki, to jeszcze zanim wręczysz mu fakturę dzwoni do ciebie, że znalazł tańszego architekta i rezygnuje z usługi. Jeżeli nie zależy ci na tym zleceniu tak samo jak już nie zależy na nim klientowi, możesz po prostu anulować fakturę.
Anulowanie faktury dopuszcza się także gdy częściowo wykonałeś usługę, ale dla tej części nie określono odrębnej zapłaty. Jest to zatem „niepełne wykonanie usługi”, za które nie przewidziano jednak zapłaty.
Przykład 3: Świadczysz usługi budowlane. Na jednej z inwestycji, za którą miałeś dostać jednorazowe zryczałtowane wynagrodzenie, zacząłeś zabezpieczanie placu budowy i pierwsze prace ziemne. Fakturę na całość wynagrodzenia za prace budowlane wystawiłeś z góry. Inwestor zmienił jednak zdanie i zgodnie ustaliliście, że bardziej potrzebuje cię przy innej inwestycji, a ten projekt porzucacie. Inwestor odsyła ci fakturę bez księgowania, a ty dokonujesz jej anulowania.
Oczywiście anulowanie faktury możliwe jest również w przypadku zwykłych pomyłek ludzkich lub błędów systemowych.
Przykład 4: Pracownik omyłkowo wystawił fakturę, która nigdy nie powinna być wystawiona.
Przykład 5: W twoim programie księgowym wystąpił jakiś błąd, w wyniku którego samoczynnie wystawiono kilka niepotrzebnych faktur.
Jak anulować
Skoro już wiesz kiedy można anulować fakturę, to teraz o tym jak to się robi.
Można by pomyśleć, że najprościej podrzeć fakturę i o niej zapomnieć. Jeżeli o błędzie dowiedziałeś się tuż po wydrukowaniu faktury z systemu, to oczywiście możesz tak zrobić. Zadbaj jedynie, by faktura była zniszczona w sposób trwały – nie może zostać żaden ślad, że kiedykolwiek została wystawiona.
Nie zawsze będzie to jednak takie proste. Jeżeli np. wystawiłeś fakturę i wysłałeś ją do nabywcy, który odesłał ją bez księgowania, to nigdy nie możesz mieć pewności, że rzeczywiście tak postąpił. Obowiązuje zasada ograniczonego zaufania, dlatego w takim wypadku anulowanie faktury trzeba udokumentować.
Procedura anulowania faktury to 2 lub 3 krótkie kroki:
1) Przekreślenie wszystkich egzemplarzy faktury w czytelny sposób z adnotacją „ANULOWANO” – tak jak na obrazku w nagłówku tego wpisu 🙂
2) Dołączenie do faktury krótkiego opisu przyczyny anulowania,
3) Jeżeli zdążyłeś zarejestrować fakturę – wystornowanie faktury w rejestrze VAT.
Taką dokumentację anulowanej faktury przechowuj gdzieś w biurze, przynajmniej przez najbliższe 5 lat. Na wszelki wypadek 🙂
0 komentarzy