Koszty uzyskania przychodu – prawo czy obowiązek?

W większości sytuacji przedsiębiorcom zależy na zaliczaniu wszelkich możliwych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W końcu większe koszty to mniejszy podatek.

Nie zawsze jednak wykazywanie mniejszego dochodu będzie celowe. Istnieją sytuacje, w których lepiej zapłacić większy podatek wykazując większy dochód, uzyskując jednak inne korzyści, jak np. lepsza zdolność kredytowa.

Wiele osób zastanawia się, czy wrzucanie pewnych wydatków w koszty to ich obowiązek i czy pomijając pewne wydatki w KPiR nie naruszają przepisów.

Otóż, co do zasady, zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów to uprawnienie, a nie obowiązek podatnika. Z prawa tego można, ale nie trzeba korzystać. Zatem nikt nie może czynić nam zarzutu, że pewnego wydatku nie zaliczyliśmy do kosztów podatkowych.

Jeżeli tylko mamy taki kaprys, to nie musimy wykazywać wybranych kosztów.

Pamiętajmy również, że czym innym są koszty uzyskania przychodu, a czym innym jest prawo do odliczenia VAT. Pomniejszenie VAT należnego o VAT naliczony również jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem.

Wśród podatników często panuje błędne przekonanie, że jeżeli jakiś wydatek zaliczamy do kosztów, to z tego zakupu również musimy odliczyć VAT (i odwrotnie). Instytucje te nie muszą jednak iść w parze. Przy ponoszeniu wydatków możemy mieć do czynienia z różnymi konfiguracjami:

1) wydatek zaliczamy do KUP i odliczamy VAT z tytułu zakupu,

2) wydatku nie zaliczamy do KUP ale odliczamy VAT z tytułu zakupu,

3) wydatku nie zaliczamy do KUP i nie odliczamy VAT,

4) wydatek zaliczamy do KUP, ale nie odliczamy VAT.

Przykład 1: Kupujesz telefon i laptop na potrzeby firmowe. Od zakupów tych odliczasz 23% VAT, jednak wydatków nie ujmujesz w PKPiR. Wiesz bowiem, że potrzebujesz wykazać wyższy dochód (na określone potrzeby 🙂 ).

Przykład 2:  Tankujesz paliwo do auta prywatno-służbowego i odliczasz z tych zakupów 50% VAT. Wydatków na paliwo nie wrzucasz jednak w koszty, bo nie chce ci się prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.

Od opisanej powyżej zasady są jednak 3 wyjątki 🙂 Następujące zakupy musisz wrzucić w koszty:

1) materiały podstawowe – np. deski w zakładzie stolarskim,

2) towary handlowe,

3) koszty robocizny.

Jeżeli nie zaliczysz powyższych wydatków do KUP, to twoja KPiR zostanie uznana za nierzetelną.

W każdym innym wypadku, tak jak napisałem – możesz, a nie musisz wrzucać zakupów w koszty.